(Didier DOMAT - avril 2001 -)
La possession d'un fichier informatique
Il n'est pas rare que les associatins sportives possèdent des listes informatisées de leurs adhérents, ainsi que divers renseignements les concernant comme leur âge, leur adresse, etc.
La possession d'un tel fichier comportant des informations nominatives sur certaines catégories de personnes doit légalement faire l'objet d'une déclaration, préalablement à la mise en oeuvre du traitement, auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. En effet, cette déclaration est imposée par la loi du 6 janvier 1978 dite "loi informatique et libertés".
Certaines informations ne peuvent être collectées et faire l'objet d'un traitement automatisé. L'association sportive ne pourra recueillir et stocker des informations relatives aux infractions pénales, aux condamnations, aux origines raciales, aux opinions politiques, etc. Par contre, pourront faire l'objet, légalement, d'un traitement automatisé, les informations relatives à l'identité des personnes, leur situation professionnelle. Plusieurs principes sont à respecter, notamment l'association doit informer l'adhérent qu'elle détient certaines informations et qu'il a un droit d'accès à celles-ci. La brochure procurée par la CNIL est assez complète et énumère les différentes règles à respecter.
Un formulaire de déclaration peut être retiré au siège de la CNIL ou auprès des chambres de commerce et d'industrie, ou encore auprès des syndicats professionnels.
Ce formulaire doit être établi en trois exemplaires et adressé par lettre recommandée avec avis de réception à la CNIL. Le traitement pourra être mis en oeuvre après la réception du récépissé.
Pour certains traitements courants, la CNIL a élaboré des normes simplifiées de déclaration, comportant les règles et principes à respecter afin de ne pas porter atteinte à la vie privée des personnes fichées. Les fichiers relatifs aux adhérents d'une association sont concernés par ces normes simplifiées.
L'association n'a alors qu'à vérifier la conformité de son traitement avec la norme en question. Elle déposera ensuite le formulaire simplifié, la CNIL lui remettra un récépissé sans délai et le traitement pourra alors être immédiatement mis en oeuvre.
La déclaration ne dégage pas totalement l'association de sa responsabilité, il ne s'agit pas d'un certificat de licéité du traitement.
Précisons que le non-respect de cette obligation de déclaration est passible de sanctions pénales.
